Spotkanie rozpoczął burmistrz Waldemar Paluch, który podkreślił znaczenie szkolenia obronnego w aktualnej sytuacji międzynarodowej, w tym dotyczącej działań militarnych, jakie mają miejsce na świecie i w Europie. Dalszą część prowadził Marian Czech - główny specjalista w Wydziale Spraw Społecznych i Obronnych Urzędu Miasta Jarosławia. Podczas pierwszego etapu o charakterze konferencji szkoleniowo-instruktażowej, uczestnicy obejrzeli prezentację multimedialną nawiązującą do tematu „Przygotowanie i doskonalenie kadry kierowniczej Urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych, a także ogniw wykonawczych do kierowania przygotowaniami obronnymi oraz działaniami w sytuacji zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa". Zaprezentowane zostały m.in. zagadnienia dotyczące stanów gotowości obronnej państwa, system planowania obronnego, dokumenty planistyczne opracowywane w Urzędzie Miasta oraz główne założenia wynikające z „Programu Doskonalenia Obrony Cywilnej".
Część druga praktyczna - gra obronna miała pomóc w doskonaleniu m.in. umiejętności rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji, oceniania sytuacji bądź zarządzania planami w oparciu o przyjęte procedury. Tematem głównym gry obronnej była „Ewakuacja ludności z rejonów, w których przebywanie zagrażałoby jej zdrowiu lub życiu do przygotowanych rejonów i obiektów". Przedstawiciele miejskich jednostek organizacyjnych - PWiK, PGKiM, MZK i MOPS przedstawili Burmistrzowi Miasta opracowane propozycje rozwiązania zagadnień związanych z ewakuacją III stopnia według przekazanych założeń do omawianej gry obronnej.
